De meeste kleine bedrijven hebben wel een vorm van back-up. Veel minder bedrijven weten of die werkt. Back-ups gaan stil kapot: een volle schijf, een verlopen licentie, een gewijzigd wachtwoord of een verplaatste map, en de taak meldt nog steeds dat alles goed ging terwijl hij niet meer kopieert wat ertoe doet. Dat merk je op de dag dat je hem nodig hebt.

Het enige bewijs dat een back-up werkt, is een geslaagde terugzetting. Dit artikel geeft een routine om dat te testen, zonder risico voor je echte gegevens.

Eerst: wat moet er in de back-up?

Maak een korte lijst van waar je bedrijf niet zonder kan. Meestal:

  • Bestanden: gedeelde mappen, documenten, en wat er op laptops staat dat nergens wordt gesynchroniseerd.
  • Clouddiensten: mail en bestanden in Microsoft 365 of Google Workspace. Die providers houden je gegevens beschikbaar, maar verwijderde items zijn maar een beperkte tijd terug te halen, en een overgenomen account kan veel verwijderen. Een aparte back-up vangt dat op.
  • Bedrijfssoftware: boekhouding, de webshop, een klantenbestand. Ga na of de leverancier back-ups maakt, en of je zelf een export kunt krijgen.
  • Instellingen: website, domein- en DNS-instellingen, de configuratie van router en firewall.

Schrijf per onderdeel twee dingen op: hoeveel werk je kunt missen (een dag? een uur?), en hoe snel het terug moet zijn. Die twee antwoorden bepalen hoe vaak je een back-up maakt en wat voor back-up je nodig hebt.

De 3-2-1-regel

Een degelijke opzet heeft drie kopieën van je gegevens, op twee verschillende soorten opslag, waarvan één op een andere locatie. Een kopie die vanuit je netwerk niet te wijzigen of te verwijderen is, zoals een offline schijf of onveranderbare cloudopslag, beschermt je tegen ransomware. Die zoekt namelijk gericht naar back-ups om ook te versleutelen.

Een synchronisatiedienst zoals OneDrive of Dropbox is op zichzelf geen back-up: een verwijderd of versleuteld bestand staat binnen seconden overal.

De hersteltest, stap voor stap

Plan dit elk kwartaal, en na elke wijziging aan de back-upopzet.

  1. Kies iets concreets. Eén map, één mailbox of de database van één applicatie. Wissel elke keer.
  2. Zet terug op een andere plek. Overschrijf tijdens een test nooit de echte gegevens. Gebruik een aparte map, een testcomputer of een extra mailbox.
  3. Open wat je hebt teruggezet. Een lijst met bestandsnamen is niet genoeg. Open de documenten, controleer of een spreadsheet rekent, of foto’s te zien zijn en of de laatste wijziging erin staat.
  4. Controleer de datum. Is de nieuwste teruggezette versie zo recent als je verwacht? Zo vang je back-ups die weken geleden ongemerkt zijn gestopt.
  5. Neem de tijd op. Hoe lang duurde het terugzetten? Is dat acceptabel als het om je hele systeem ging?
  6. Schrijf het op. Datum, wat je hebt getest, het resultaat en hoe lang het duurde. Eén regel in een gedeeld document is genoeg.

Doe één keer per jaar een grotere test: zet een complete laptop of server terug, of een hele applicatie, alsof het origineel weg is.

Waarschuwingssignalen

  • Back-uprapporten die niemand leest, of die naar de mailbox gaan van iemand die is vertrokken.
  • Een back-up die nog nooit een fout heeft gemeld. Elk systeem gaat weleens mis; stilte betekent vaak dat de meldingen niet aankomen.
  • Maar één kopie, op een schijf die altijd aan de computer hangt die hij moet beschermen.
  • Maar één persoon weet hoe terugzetten werkt.

Volgende stap

Mislukt de test, of weet je niet zeker wat je opzet afdekt? Precies daar kijkt de IT-scan naar: wat er in de back-up zit, waar die staat, en of hij terug te zetten is.