Zo word je minder afhankelijk van big tech

Kijk naar de IT van een gemiddeld klein bedrijf en je ziet steeds dezelfde namen: Microsoft of Google voor e-mail en documenten, Dropbox voor bestanden, Cloudflare voor de website, Amazon of Google achter de helft van de apps. Het werkt, en het is makkelijk. Maar het betekent dat een paar bedrijven, bijna allemaal Amerikaans, de sleutels hebben van je gegevens en je dagelijkse werk.

Dit artikel legt uit waarom het de moeite waard is om daarover na te denken, en hoe je minder afhankelijk wordt zonder je bedrijf op zijn kop te zetten.

Waarom het ertoe doet

Op je gegevens gelden de wetten van een ander land. Amerikaanse providers vallen onder Amerikaanse wetgeving. Met de CLOUD Act kunnen Amerikaanse autoriteiten gegevens opvragen bij die bedrijven, ook als ze in een Europees datacenter staan. “Opgeslagen in de EU” is niet hetzelfde als “onder Europese wetgeving”.

Je kunt niet onderhandelen. Verhoogt een provider zijn prijzen, wijzigt hij zijn voorwaarden, stopt hij een dienst of blokkeert hij een account, dan heeft een klein bedrijf weinig keus. Accounts worden geblokkeerd door geautomatiseerde systemen, soms zonder duidelijke manier om bezwaar te maken.

Eén storing raakt iedereen tegelijk. Heeft een grote provider een storing, dan liggen duizenden bedrijven op hetzelfde moment stil. Die concentratie maakt het geheel kwetsbaarder, en aantrekkelijker om aan te vallen.

Geopolitiek is niet meer abstract. Conflicten worden ook online uitgevochten, en toegang tot digitale diensten is een drukmiddel tussen landen geworden. Niemand weet wat de komende jaren brengen, en juist daarom is het verstandig niet volledig afhankelijk te zijn van één rechtsgebied.

Dat betekent niet dat grote providers slecht of onveilig zijn. Hun beveiliging is vaak uitstekend. Het gaat erom dat je bewust kiest, en een uitweg houdt.

Stap 1: breng het in kaart

Zet de diensten op een rij die je bedrijf gebruikt, en schrijf per dienst op:

• waarvoor je hem gebruikt, en welke gegevens erin staan
• waar het bedrijf gevestigd is, en waar de gegevens staan
• hoe moeilijk vertrekken is: kun je je gegevens exporteren in een standaardformaat?

De meeste bedrijven vinden meer diensten dan ze dachten. Alleen die lijst is al nuttig.

Stap 2: bepaal wat het zwaarst weegt

Niet alles hoeft te verhuizen. Begin bij wat het gevoeligst of het moeilijkst te vervangen is:

1. E-mail, omdat dat de sleutel is tot elk ander account.
2. Bestanden en documenten, vooral klantgegevens.
3. Wachtwoorden.
4. Je domein en website, omdat dat je identiteit online is.

Een chattool voor intern gebabbel weegt minder zwaar dan je klantenadministratie.

Stap 3: stap over waar het makkelijk is, houd wat werkt

Voor de meeste gangbare diensten bestaan Europese alternatieven. Een paar voorbeelden, allemaal gevestigd in Europa:

Toets elk alternatief aan je eigen situatie: prijs, functies, ondersteuning in je eigen taal, en of het samenwerkt met wat je houdt. Soms is de grote partij nog steeds de beste keuze, en dat is prima, zolang het een bewuste keuze is.

Stap 4: houd een uitweg

Wat je ook kiest, zorg dat vertrekken mogelijk blijft:

• Gebruik je eigen domein voor e-mail. Met jij@jouwbedrijf.nl in plaats van een provideradres stap je over zonder dat je adres verandert.
• Exporteer regelmatig in standaardformaten, en weet hoe dat moet voordat je het nodig hebt.
• Bewaar een back-up buiten de provider. Wordt een account geblokkeerd, dan horen je gegevens niet mee op slot te gaan. Zie zo test je of je back-ups echt terugzetten.
• Beveilig de accounts die blijven met tweestapsverificatie. Zie tweestapsverificatie voor een klein bedrijf.

Doen wat je zegt

Deze site volgt dezelfde principes: geen trackers of cookies, bezoekers anoniem geteld met Umami op mijn eigen server (zo werkt dat), lettertypen vanaf de eigen server, en het enige verzoek naar buiten, de DNS-lookup in de e-mailcheck, gaat naar Quad9, een Zwitserse stichting zonder winstoogmerk.

Hulp nodig bij het in kaart brengen, of bij het kiezen van alternatieven die bij je bedrijf passen? Dat is onderdeel van de IT-scan.